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Manual de Procedimentos

  1. APRESENTAÇÃO

A Fundação de Integração Amazônica – FIAM, foi instituída no ano de 2015 com a aprovação do Ministério Público Estadual, e credenciada junto ao MEC como Fundação de Apoio da Universidade Federal do Oeste do Pará – UFOPA, tendo como sua principal finalidade, prestar assistência à pesquisa, à ciência, à inovação e à inclusão social, contribuindo para o desenvolvimento social, econômico, científico e tecnológico, mediante a estruturação e gestão sustentável de ambientes de inovação capazes de potencializar as atividades de pesquisa científica e tecnológica.

Dessa forma, para o bom andamento de um Projeto é necessário conhecer previamente o financiador. Qual é a sua natureza: pública ou privada? Quais são as normas e procedimentos determinados para elaboração e viabilização do Projeto? Qual o instrumento jurídico que vai regular as cláusulas e condições desta relação? Será um contrato? Um convênio? Um termo de cooperação? Quais são os trâmites burocráticos e quanto demoram? Como se processa a liberação das parcelas? E mediante quais condições? Como é a prestação de contas e sua aprovação? Quanto tempo leva a aprovação? Qual o tempo mínimo para liberação da primeira parcela e das subsequentes? E assim por diante. Conhecendo estas respostas, o processo se desenvolve com mais fluidez e maiores chances de sucesso.

O apoio na gestão administrativa e financeira dos recursos dos Projetos permite o cumprimento dos procedimentos legais relativos a compras nacionais e internacionais, seleção e contratação de mão-de-obra especializada, pagamento de bolsas, controle contábil e prestação de contas. Tudo é realizado sempre em conformidade com a legislação pertinente e com as exigências dos órgãos financiadores e fiscalizadores.

O gerenciamento dos recursos de cada Projeto é realizado através de conta específica e obedece a classificação de despesas e registros de créditos exigidos pelos órgãos financiadores ou contratantes.

 

  1. ÓRGÃOS PÚBLICOS OU GOVERNAMENTAIS

Com órgãos públicos ou governamentais normalmente são realizados Convênios, que envolvem ajustes jurídicos mais burocráticos, engessados e de trâmites lentos. Exigem ainda uma obediência ao Plano de Trabalho, ao orçamento e às suas especificações, e qualquer alteração deve ser previamente solicitada e encaminhada ao financiador para o aceite, o que muitas vezes acarreta em dias de espera para definição e solução.

Para a aquisição de materiais ou para contratação de empresas prestadoras de serviços, é exigida a realização de licitações, cujos procedimentos têm trâmites administrativos em cumprimento às leis 8.666/93, 10.520/02, além dos Decretos que dispõem sobre o assunto, sendo as aquisições realizadas preferencialmente na forma de pregão eletrônico. Recentemente (com o Decreto Federal nº 8.241/14 que dispõe sobre aquisição de bens e a contratação de obras e serviços pelas fundações de apoio, é permitido que se realize compras e contratações por dispensa de licitação até o valor máximo de R$ 40.000,00 desde que este valor não se refira a parcelas de um mesmo serviço ou compra de maior vulto e que possa ser realizada de uma única vez, mediante ampla pesquisa de mercado com a obtenção mínima de 03 orçamentos, e contratação de obras e serviços de engenharia até o valor máximo de R$ 100.000,00.

Para contratação/seleção de bolsista, CLTs, e pessoas físicas para prestação de serviço esporádico, caso o nome não esteja descriminado no plano de trabalho, aprovado pelo órgão financiador, deverá ser realizado processo seletivo, com publicação de edital. Tal edital pode ser publicado no site FIAM.

A liberação das parcelas está condicionada à prestação e aprovação das contas. Qualquer problema pode implicar em atrasos. Diante destas condições, recomenda-se organizar o orçamento e os prazos do Projeto – o cronograma físico-financeiro– de forma previdente, estabelecendo a liberação das parcelas maiores junto aos primeiros desembolsos. Assim, logo no seu início, tem-se um fluxo de caixa apropriado. Isso permite o desencadeamento com antecedência dos procedimentos administrativos mais burocráticos para as aquisições/importações e contratações previstas. Desta forma, no momento oportuno, os materiais e outros instrumentais imprescindíveis ao desenvolvimento do Projeto estarão disponíveis.

As regras de gerenciamento são específicas e rígidas. Qualquer alteração, por mínima que seja, só poderá ser efetivada mediante a solicitação formal do remanejamento e só será executada após a aprovação formal do financiador.

 

  1. ÓRGÃOS PRIVADOS

Com empresas privadas, normalmente a execução de um Projeto se dá sob a forma de Contrato/Acordo, onde a prestação de contas é a própria execução do Projeto. Caso o objeto de apoio seja a UFOPA, mesmo sendo o recurso proveniente do setor privado, para a aquisição de materiais ou para contratação de empresas prestadoras de serviços, é exigida a realização de licitações, cujos procedimentos têm tramites administrativos em cumprimento às Leis 8.666/93e 10.520/02, além dos Decretos que dispõem sobre o assunto.

Com o Decreto Federal nº 8.241/14, que dispõe sobre aquisição de bens e a contratação de obras e serviços pelas fundações de apoio, é permitido que se realize a compra ou a contratação por dispensa de licitação até o valor máximo de R$ 40.000,00, desde que este valor não se refira a parcelas de um mesmo serviço ou compra de maior vulto e que possa ser realizada de uma única vez, mediante ampla pesquisa de mercado com a obtenção mínima de 03 orçamentos. O mesmo princípio se aplica a contratação de obras e serviços de engenharia até o valor máximo de R$ 100.000,00, desde que não se refiram a parcelas de uma mesma obra ou serviços, ou ainda para obras e serviços da mesma natureza e, no mesmo local ou que possam ser realizadas conjunta e concomitantemente.

Para contratação/seleção de bolsista, CLTs, e pessoas físicas para prestação de serviço esporádico, caso o nome não esteja descriminado no plano de trabalho, aprovado pelo órgão financiador, deverá haver seleção com publicação de edital. Tal edital poderá ser publicado no site da FIAM. Todas as contratações de serviços, de funcionários, de bolsistas ou aquisição de materiais só poderão ser realizadas após a assinatura do contrato/convênio e após o repasse de recursos financeiros à FIAM. Estes serviços devem ser concluídos durante a vigência do contrato/convênio.

 

Importante:
A contratação do Projeto poderá ser realizada diretamente com a FIAM ou dependendo da modalidade iniciar o processo na Assessoria de Relações Nacionais e Internacionais (Arni) da Universidade Federal do Oeste do Pará (UFOPA), conforme descrito na resolução 141 de 29 de dezembro de 2015 do Conselho Universitário da UFOPA.

 

 

  1. PRINCIPAIS RECOMENDAÇÕES

4.1 Custos

Os valores auferidos para as despesas do Projetos devem ser pautados por pesquisas de mercado, registrando-se a data da pesquisa; 

Para os recursos materiais é prudente fazer a tomada de preços de pelo menos 03 fornecedores e utilizar a média deles;

Para os recursos humanos é importante que se proceda a uma pesquisa de mercado sobre os valores de remuneração praticados para as categorias profissionais previstas no Projeto e, considerando o tempo de atuação dos profissionais, fazer a previsão dos índices de reajuste de salários estimados para cada categoria.

 

4.2 Prazos superiores a 12 meses

Para os Projetos cuja duração é maior que um período de 12 meses, é recomendado estabelecer um índice de reajustes de valores com periodicidade anual, descrito no plano de trabalho.

 

4.3 Aprovação junto à FIAM

O orçamento detalhado do Projeto deverá, se possível, ser submetido à prévia apreciação da FIAM antes da sua apresentação ao pretenso patrocinador/financiador.

Para o gerenciamento administrativo e financeiro do Projeto, a FIAM deve ser ressarcida dos custos operacionais (até 15% – Quinze porcento – do valor do Projeto).

Obs.: Não está incluso no custo operacional despesas de nenhum tipo de imposto, tributo, taxa, tarifas bancárias, etc., de qualquer natureza, sendo obrigatório o provisionamento destas despesas no Projeto/plano de trabalho, segundo a especificidade de cada item de despesa.

Ex: Caso o Projeto demande o recebimento de recursos financeiros advindos do exterior é imprescindível o provisionamento de valores para o pagamento de tributos (impostos, taxas e contribuições).

Demandas de qualquer natureza devem ser formalizadas exclusivamente via e-mail da Fundação (fiam.ufopa@gmail.com) pelo coordenador do Projeto.

A Fundação tem o prazo de no mínimo 48 horas e no máximo 72 horas (úteis) para responder a quaisquer demanda enviada por e-mail.

          O gerenciamento dos recursos de cada Projeto será realizado pelos demonstrativos bancários da conta específica e obedece a classificação de despesas e registros de créditos conforme Contrato/Acordo, exigidos pelos órgãos financiadores ou contratantes, devendo todas as despesas serem pagas por meio de cheques. O coordenador do Projeto deve acompanhar e ordenar as despesas.

Os casos omissos deste Manual de Procedimentos serão resolvidos em consonância com o Coordenador do Projeto e Diretoria Executiva da Fundação.

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